第9回：Googleドライブの権限設計を間違えない3原則

「ファイル共有は Google Workspace でやっているけど、誰が何を見られるのかぐちゃぐちゃ」── これは、Google Workspace を導入して半年以上経った中小企業から本当によく聞く悩みです。

Google ドライブは便利な反面、最初の 権限設計 を誤ると、後から整えるのに何倍もの工数がかかります。導入直後は「とりあえず動けばいい」で進めてしまいがちですが、放置すると次のような事故につながります。

退職者のマイドライブに会社の重要書類が残ったまま、本人と一緒に消える
取引先への共有リンクを「リンクを知っている全員」にしていて、検索エンジンに拾われる
部門ごとのフォルダが個人の権限に紐付いていて、異動・退職のたびに崩れる

本記事では、こうした事故を防ぐための 権限設計の3原則 を、中小企業の現場目線で整理します。

原則①：共有ドライブを「部門単位」で切る

最初の原則は、会社の資料は必ず「共有ドライブ」に置く こと。そして、共有ドライブを 部門単位 で切ることです。

共有ドライブとマイドライブの違い

マイドライブ：個人のフォルダ。所有者は個人。退職するとデータが消える
共有ドライブ：チーム共有のフォルダ。所有者は組織。個人が抜けても残る

中小企業で起きる最大の事故は、会社の資料が個人のマイドライブに置かれたまま、その人が退職する ことです。Google Workspace の管理者がデータを引き継ぐ手続きはありますが、本人と直接やりとりして渡してもらうのが最も確実で、それを退職時にやれていない会社が大半です。

共有ドライブの切り方の例

社員10〜30名規模なら、次のような切り方がシンプルです。

共有ドライブ「01_経営」（経営層のみ）
共有ドライブ「02_営業」（営業部門全員）
共有ドライブ「03_管理」（経理・総務）
共有ドライブ「04_制作」（制作部門）
共有ドライブ「05_全社」（全社員）

部門が増えても、この 頭2桁の番号で並び順をコントロール する設計にしておくと、検索しやすくなります。

原則②：個人のマイドライブに「会社資料」を置かない

2つ目の原則は、原則①の裏返しです。会社の資料は、絶対に個人のマイドライブに置かない。

起きやすい違反パターン

「自分のデスクトップから直接 Google ドライブにドラッグした」資料がマイドライブに保存される
「とりあえず自分のドライブで作業して、後で移します」と言って結局移されない
個人が作った Google ドキュメントが、所有者＝個人のままチーム内で共有されている

これらは全部、退職時にデータが消える原因になります。

運用ルールの作り方

「マイドライブには 個人的なメモ・下書きしか置かない 」という1行ルールを、社員研修の最初に共有します。完成した資料は必ず共有ドライブに移す。所有者を「自分」から「共有ドライブ」に切り替える操作を、社内で1回研修しておくと事故が激減します。

Google Workspace の管理コンソールでは、特定のドメイン外への共有を制限する設定もできますが、まずは マイドライブに会社資料を置かない という運用ルールから始めるのが現実的です。

原則③：外部共有は「リンク」ではなく「メール」で渡す

3つ目の原則は、社外の取引先・お客様にファイルを共有するときの作法です。

Google ドライブの共有設定には、大きく2つの選択肢があります。

リンクを知っている全員（リンクを持っていれば誰でも見られる）
特定のユーザー（指定したメールアドレスの人だけが見られる）

中小企業の現場では、つい前者の「リンクを知っている全員」が選ばれがちです。しかし、これは 検索エンジンに拾われたり、転送されたリンクから第三者が見る リスクをはらんでいます。

推奨の運用

社外への共有は、原則 「特定のユーザー」 で、相手のメールアドレスを直接指定する
リンク共有を使う場合は、閲覧期限（例：30日） を設定する
顧客名・金額が入る資料は、PDF 化してメール添付する選択肢も併用

Google Workspace の管理者は、「リンクを知っている全員」での共有を 会社全体で制限 することもできます。導入直後にこの設定を有効化しておくと、社員が個別判断で誤った共有をする余地を減らせます。

中小企業で「最初の30日」にやるべきこと

最後に、Google Workspace 導入直後の30日でやっておくと、その後の運用が一気に楽になる作業を整理します。

共有ドライブを 部門単位で5個程度 作る（命名規則は番号付き）
既存のマイドライブの中身を、必要なものだけ 共有ドライブへ移動
管理コンソールで 外部共有の制限設定 を有効化
社員向けに 「マイドライブに会社資料を置かない」 という1ページのガイドを配布

この4つだけやっておけば、半年後に「ぐちゃぐちゃ」と言うことはなくなります。

逆に、これを後からやろうとすると、既に増えた数千ファイルの所有者を1個ずつ書き換える作業が発生し、現場担当者の悲鳴で頓挫します。最初の30日が勝負 です。

まとめ：3原則を最初に決めれば、半年後も崩れない

Google ドライブの権限設計の3原則を、改めて整理します。

共有ドライブを部門単位で切る ── 会社の資料は組織所有に
個人のマイドライブに会社資料を置かない ── 退職事故の根本原因を断つ
外部共有は「リンクを知っている全員」を避ける ── 漏えいリスクを最小化

特に1番目と2番目は、導入直後にしか作り込めない設計です。後からの修正は10倍のコストがかかります。

「自社の組織図でどう共有ドライブを切ればいいか」「すでに散らばったマイドライブをどう整理するか」── 個別の悩みは、当協会の Google Workspace 導入・運用サポートで設計から伴走できます。